Por que grandes projetos de TI estouram prazo e orçamento?

A promessa é sempre parecida. Um projeto inovador, uma equipe engajada, uma data de entrega ambiciosa e um orçamento ajustado. Mas o que começa com entusiasmo, muitas vezes termina com frustração. As entregas atrasam, os custos aumentam e o escopo muda ao longo do caminho. No final, o projeto até sai do papel, mas custa mais caro e demora mais do que o planejado.

Essa história se repete há décadas, mesmo em empresas maduras e com times experientes. A questão é que a tecnologia evoluiu, mas a forma de planejar e executar grandes projetos de TI ainda carrega erros estruturais. Estourar prazo e orçamento não é azar, é consequência de como as decisões são tomadas, comunicadas e monitoradas ao longo do tempo.

Onde o erro começa: estimar com base na esperança

Todo projeto nasce com um número em mente. Quantas horas, quanto vai custar, quanto tempo até a primeira entrega. Só que essas estimativas, na maioria das vezes, não são baseadas em dados reais, e sim em expectativas otimistas.

Empresas tendem a subestimar a complexidade do desenvolvimento e superestimar a capacidade de entrega. Isso cria uma lacuna entre o que se promete e o que realmente é possível. A pressão para “fechar o escopo” rápido faz com que riscos, integrações e dependências sejam ignorados. Quando o projeto começa a rodar, esses detalhes aparecem como surpresas.

Projetos de TI que funcionam bem são aqueles que planejam com base em dados históricos. Times que analisam ciclos anteriores, throughput, pontos de gargalo e capacidade real de execução constroem previsões mais sólidas.

Comunicação fragmentada: quando cada parte trabalha em um universo próprio

Grandes projetos envolvem múltiplas áreas, fornecedores e squads. Isso significa múltiplas linguagens, ferramentas e prioridades. Quando a comunicação entre elas é falha, as decisões se perdem no caminho.

Um time de produto pode entender que “entregar valor rápido” significa lançar o quanto antes. Já o time de engenharia interpreta como garantir estabilidade antes da liberação. O negócio quer agilidade, o técnico busca segurança. Sem uma sintonia fina entre todos, o projeto começa a se arrastar em conflitos silenciosos.

O problema não é a diversidade de visões, mas a ausência de alinhamento contínuo. Reuniões semanais de sincronização, painéis de acompanhamento e métricas compartilhadas não são burocracia. São o que mantém as partes enxergando o mesmo objetivo.

A comunicação é como o sistema nervoso de um projeto. Quando ela falha, o corpo reage de forma descoordenada.

O escopo mutante e a armadilha da “pequena mudança”

O escopo de um projeto de TI é vivo, mas precisa ser controlado. Muitas vezes, uma simples solicitação adicionada ao meio da execução muda completamente a dinâmica do trabalho. Um botão novo, uma regra extra, uma integração a mais. Parece detalhe, mas cada novo requisito gera retrabalho, revalidação e impacto em outras áreas.

Equipes que lidam bem com escopo criam sistemas claros de priorização. Antes de aceitar qualquer ajuste, avaliam o impacto em prazo e custo. Isso não significa engessar. Significa ter disciplina para dizer “sim” ao que gera valor e “não” ao que compromete a entrega.

Governança ausente: o projeto navega sem instrumentos

Muitos projetos falham não por falta de competência, mas por falta de visibilidade.Gestores acompanham o andamento com base em relatos, e não em dados. Quando percebem que há algo errado, o problema já cresceu demais.

Uma governança eficiente é aquela que enxerga em tempo real o que está acontecendo. Fluxo de entregas, retrabalho, incidentes e progresso devem ser monitorados com métricas objetivas. É assim que se detecta um desvio antes que ele se torne um atraso.

O papel da cultura e da liderança na velocidade do MVP

O tempo de entrega de um MVP não depende apenas da squad. Ele depende do ambiente em que a squad opera. Se a cultura da empresa exige perfeição desde a primeira entrega, se cada área tem poder de veto sem responsabilidade de construção ou se os erros são punidos com rigor, a velocidade do time será proporcional ao medo de errar.

Empresas que valorizam experimentação, aprendizado e ciclos curtos criam um espaço onde é possível testar, errar e ajustar sem travar. A liderança tem papel fundamental nesse processo, garantindo proteção para que o time possa entregar valor mesmo que o caminho envolva revisões.

A falta de governança é como pilotar um avião sem painel. Tudo parece estável até o momento em que é tarde para corrigir a rota.

A falsa sensação de controle financeiro

O orçamento é outro ponto sensível. Projetos de TI costumam ter custos distribuídos entre infraestrutura, licenças, consultorias e horas de equipe. Quando não existe rastreabilidade financeira contínua, o controle se perde.

O problema não é gastar mais. É não saber exatamente onde e por que se gastou. A ausência de práticas como FinOps ou métricas de custo por entrega torna o acompanhamento financeiro reativo. Só depois do fechamento do mês é que se descobre que o orçamento foi ultrapassado.

A inteligência financeira precisa acompanhar o ciclo técnico. Se o time entrega menos do que o previsto, o custo unitário por entrega sobe. Se retrabalha muito, o ROI cai. Ter esse olhar integrado permite decisões rápidas e evita sustos no fim do trimestre.

Falta de cultura de aprendizado: os mesmos erros, repetidos

Um dos maiores motivos pelos quais grandes projetos continuam falhando é a ausência de aprendizado contínuo.

As lições de um ciclo raramente são registradas, analisadas e transformadas em melhoria de processo. O time parte direto para o próximo desafio, repetindo os mesmos equívocos com novas variáveis.

Criar um ciclo de retrospectivas com dados reais é essencial para evoluir. Isso não é autocrítica, é maturidade. Os melhores times não são os que erram menos, mas os que aprendem mais rápido com o erro.

Dependências externas e terceirizações sem integração real

Em grandes projetos, diferentes fornecedores cuidam de partes distintas do sistema. Cada um tem seus próprios métodos e cronogramas. Quando não há integração real entre eles, o projeto vira um mosaico de entregas desalinhadas.

Times de sucesso tratam parceiros como extensões do próprio ecossistema. Padronizam comunicação, ferramentas e métricas de acompanhamento. Isso garante que todos operem sob as mesmas regras e o mesmo nível de transparência.

IA e automação na gestão de projetos complexos

A inteligência artificial vem mudando a forma como grandes projetos de TI são planejados e acompanhados. Modelos preditivos já são capazes de identificar riscos de atraso com base em históricos, volume de tarefas e padrões de execução.

Ferramentas com IA ajudam a resumir relatórios, detectar gargalos e sugerir redistribuições de carga entre squads. Além disso, copilotos de gestão analisam dados de diferentes fontes, cruzam informações e entregam insights sobre custo, desempenho e risco.

Isso permite que gestores antecipem problemas e ajustem estratégias antes que os desvios se tornem irreversíveis. A automação não substitui o julgamento humano, mas oferece o que faltava: visibilidade e precisão em tempo real.

Perguntas para o nosso CTO...

Por que grandes projetos de TI atrasam mesmo com equipes experientes?
Porque experiência não substitui governança. Sem dados, comunicação clara e disciplina de escopo, até os melhores times perdem control

Como a IA pode ajudar a evitar estouros?
A IA identifica padrões de atraso, antecipa riscos e oferece previsões baseadas em dados reais, tornando a gestão mais proativa e menos reativa.

Metodologias ágeis resolvem o problema de prazo?
Ajudam, mas não bastam. Agilidade sem clareza de objetivos e sem métricas de valor gera apenas movimento, não resultado.

Qual é o papel do FinOps nesse contexto?
O FinOps conecta decisões técnicas ao impacto financeiro, mostrando o custo real de cada sprint e permitindo ajustes mais inteligentes.

É possível prever desvios de escopo com antecedência?
Sim. Análises de fluxo e dados históricos permitem identificar picos de solicitação e planejar buffers realistas antes que o escopo se expanda.

Como medir se um projeto está sob controle?
Acompanhe métricas de fluxo, custo por entrega e satisfação das partes envolvidas. Quando esses indicadores estão equilibrados, o projeto está no caminho certo

Na Makin, aplicamos inteligência de dados, IA generativa e práticas de FinOps em todo o ciclo de desenvolvimento para que grandes projetos entreguem valor, dentro do prazo e com clareza financeira.

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